船橋市で紙のゴミ（古紙）を処分したいときは？企業のごみは特別な回収が必要です｜機密書類の廃棄・処理、紙の処分は千葉のリーガルサービス

機密文書を保存期間以上に保管し続けるリスクとは？

「とりあえず置いてあるだけだから問題ない」と思って放置している古い文書。実は、保存期間を過ぎた機密文書をいつまでも保管しておくことには、いくつかの大きなリスクが潜んでいます。

1. 情報漏洩のリスク

取引先との契約書、顧客リスト、給与明細や人事情報など、社内の重要情報が記載された文書を保管し続けている場合、盗難や紛失、火災、水害などの災害によって意図しない情報漏洩が発生する可能性があります。

保存期限を過ぎた文書に機密性がなくなるわけではありません。むしろ、セキュリティが甘くなりがちな「古い資料こそ危険」と言えるでしょう。

2. 社内スペースの圧迫

紙文書は想像以上に場所を取ります。
書庫・倉庫が資料で埋まり、効率的な保管や検索ができない状態では、業務効率も大きく低下します。特に中小企業では、限られたスペースを有効活用することが重要です。

3. 法的・社会的トラブルの可能性

保存期限を過ぎた文書が残っていたことで、コンプライアンス違反や社外への漏洩が発生すると、企業の信頼性を大きく損ねることになりかねません。

また、廃棄すべきタイミングを逃して社内外の監査に対応できず、報告義務違反に問われるケースも実際にあります。

文書を処分するベストタイミングはいつ？

では、実際に「いつ」処分するのが正解なのでしょうか？
文書の種類によって保存義務期間は異なりますが、主に以下のようなルールが国税庁などにより定められています。

会計帳簿類（仕訳帳・総勘定元帳など） → 7年間保存
請求書・領収書 → 法人は7年、個人（白色申告）は5年
決算書・税務申告書 → 7年間
給与明細・源泉徴収票 → 7年間
契約書・注文書 → 原則5年間（ただし民法改正により最長10年の管理も推奨）

たとえば、2024年度の決算書類であれば、2031年までは保管義務があります。これに従い、「決算から7年経過したタイミングで一括処分する」のが理想的です。

また、電子帳簿保存法の施行により、紙文書を電子データで保存する企業も増えています。これを機に、紙文書の断捨離を検討する企業も少なくありません。

どんな業者に依頼すべき？信頼できる回収業者の条件とは

機密性の高い文書を処分する際は、家庭用のシュレッダーや廃棄業者に一任するのでは不十分です。機密文書の処分には、それにふさわしい「信頼性」「即時性」「証明性」が求められます。

以下のポイントを基準に、業者選びを行うことが大切です。

① 回収から即日溶解処理されるか: 最も重要なのは「回収後の保管がない」こと。
一部の業者では、回収後に中継倉庫や自社倉庫に一時保管するケースがありますが、この間に情報が漏洩するリスクも否めません。

理想は、回収当日にそのまま溶解処理場へ直行し、その日のうちに完全処理を行う体制を整えている業者です。

② 処理証明書や報告書を発行してくれるか: 処分したことを証明できる文書があると、内部統制や監査対応にも役立ちます。
特に以下のような対応が可能な業者は信頼性が高いと言えます。
・溶解証明書の発行（無料）
・写真付きの業務報告書作成
・処分立ち会い確認書の発行

③ 情報管理体制が整っているか（認証取得など）: 機密文書を取り扱う以上、社内の情報管理体制が厳格であることは必須です。ISO27001などの国際的な情報セキュリティ認証を取得している企業は、外部からも信頼されやすくなります。

また、アルバイトや外注スタッフ任せではなく、正社員が責任を持って対応するかどうかも重要なチェックポイントです。